Sekretaris

Rabu, 28 April 2010

Pada waktu sekarang jabatan sekretaris nampaknya memiliki daya tarik yang luar biasa.Ratusan calon mahasiswa berkeinginan memasuki berbagai pendidikan sekretaris,baik yang tingkat kursus maupun yang tingkat akademi. Pada umumnya para calon mahasiswa menggambarkan jabatan sekretaris sebagai jabatan yang terhormat, bergaji tinggi serta memiliki wewenang yang luas.
Tetapi sesungguhnya mereka tidak mempunyai gambaran yang tepat tentang apa sebenarnya isi jabatan sekretaris itu. Salah satu tugas sekretaris yang cukup luas adalah dalam bidang tata warkat. Warkat memiliki pengertian yang luas karena mencakup setiap catatan tertulis, bergambar ataupun terekam tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk membantu ingatan. Dengan demikian peranan sekretaris dalam tata warkat berarti peranan sekretaris dalam pengurusan yang berhubungan dengan surat, arsip dan guntingan surat kabar.
Tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk dapat memahami tugas-tugas tersebut diperlukan suatu pedoman praktis, mudah dipahami dan dikerjakan.
Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Pertemuam-pertemuan bisnis yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya, peranan sekretaris sangat penting.
Dalam meniti karier sampai jenjang yang paling atas seorang sekretaris, disamping harus cekatan dan lincah diperlukan pula ilmu pengetahuan sekretaris yang mantap. Semakin tingginya persaingan profesionalisme dilapangan bisnis modern, menuntut keperibadia sekretaris yang mantap di sertai dengan rasa percaya diri yang tinggi. Selain itu,masih diperlukan kemampuan berintaraksi antar individu dalam kelompok serta efektif dan berkomunikasi dengan baik.
Oleh karena itu setiap individu perlu menyadari dan memahami bahwa Ia bertanggung jawab atas perkembangan pribadinya. Dalam proses pengembangan kepribadiannya meliputi proses penemuan diridan berfungsi sebagai keseluruhannya, mewujudkan dirinya dan mengembangkan perilaku agar mampu berperan serta secara aktif dalam masyarakat.
Seorang pemimpin sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat menyelesaikanya dengan baik. Dalam melaksanakan tugasnya seorang ikerjakan setiapharitanpa memerlukan perintah khusus,perhatian khusus ataupunpengawasan khusus.Tugas-tugas khusus meliputi : membuka surat,menerima tamu,menyimpan surat atau arsip,menerima telepon,menyusun dan membuat jadwal pimpinan.
·  Tugas-tugas khusus,yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan menyelesaikannya secara khusus dengan dimintaipendapatnya,pertimbangan dan pengalamannya.Tugas-tugas khusus tersebut diberikan karena adanya unsurkepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.
·  Tugas-tugas istimewa,yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan .
·  Tugas resepsionis,yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan lewat telepon,menerima tamu,mencatat janji-janji untuk pimpinan dan menyusun acara kerja pimpinan.
·  Tugas keuangan,yaitu menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari
·  Tugas social
·  Tugas incidental,yaitu tugas mengenai penyelenggaraan rapat
·  Tugas sekretaris dalam business meeting yaitu tugas seorang sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan.
Untuk melaksanakan tugas-tugas sekretaris yang begitu kompleks maka diperlukan pengetahuan yang sangat luas mengenai tugas-tugas tersebut.Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan,harus mampu melaksanakan tugasnya dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan .

0 komentar:

 
 
 


Copy kode di bawah ke blog sobat, saya akan linkback secepatnya

DINKES KUKAR